Adjoint(e) administratif(ve) et des ressources humaines

· Montreal, Quebec
Employment Type Full-Time
Compensation 25$/heure

Les candidats autochtones qualifiés sont encouragés à postuler. 


PAQ est un organisme autochtone qui accompagne les Premières Nations, les Inuits et les Métis confrontés à la précarité du logement à Tio’tià : ke / Montréal. En utilisant une approche culturellement adaptée et basée sur la responsabilisation et la réduction des méfaits, nous offrons de l'hébergement, des choix de logement et des services qui favorisent la guérison et le bien-être, et qui renforcent la communauté. Nous travaillons en partenariat avec d’autres acteurs pour promouvoir les droits à la santé et au logement des peuples autochtones en milieu urbain. 


Objectif du poste 

L'assistant.e d’administration et des RH est un nouveau rôle au sein de l'organisation qui soutient la directrice générale et la responsable des finances et des opérations avec un large éventail de tâches et de projets. Ce rôle nécessite une personne polyvalente et flexible avec un ensemble varié de compétences et d'intérêts, une capacité à prendre des initiatives et à travailler de manière autonome, et une attitude positive face à un besoin d'effectuer plusieurs tâches à la fois. La personne dans ce rôle effectuera des tâches dans les domaines de l'administration des RH, de l’informatique, et du bureau, et de la coordination des activités du conseil d’administration. Une formation complète sera fournie à la personne dans ce rôle. 


Responsabilités:

Support administrative (30%)

  • Coordonner l'horaire et la correspondance administrative de la directrice générale 
  • Coordonner les réunions de la DG : organiser le matériel, prendre des notes de réunion, et faire le suivi des actions 
  • Concevoir et mettre en oeuvre des outils administratifs 
  • Faire la révision des documents en français 
  • Entreprendre d'autres projets comme assignés 


Administration des ressources humaines (30%)

  • Maintenir les dossiers des employés sur la plateforme RH en ligne (coordonnées, documentation, etc.) 
  • Faire le suivi des vacances et des jours personnels/maladie des employés 
  • Fournir un soutien administratif aux processus de recrutement, d'embauche et d'orientation des nouveaux employés.es (correspondance, coordination des entrevues, formations, etc.) 


Assistance informatique (20%)

  • Servir de liaison avec le technicien informatique de PAQ (entrepreneur externe) sur tous les problèmes de configuration et de maintenance du parc informatique 
  • Superviser le suivi de l’inventaire de matériel informatique 
  • Organiser et maintenir le système de classement partagé des documents sous forme électronique 
  • Fournir un support informatique de base pour les fonctions de bureau 


Coordination du conseil d’administration (10%)

  • Aider à la planification et au suivi des réunions du CA et des comités, et suivre les actions/résolutions 
  • Rédiger les procès-verbaux des réunions du CA et du comité exécutif en français 
  • Assurer l'état à jour des documents statutaires et des enregistrements gouvernementaux 


Coordination du bureau (10%)

  • Mise en place et maintenance des systèmes téléphoniques 
  • Gérer la petite caisse 
  • Assurer un stock continu de fournitures de bureau 
  • Effectuer des courses occasionnelles pour l'organisation 


Valeurs et attributs 

  • Faire preuve de compréhension et d’engagement envers la réconciliation avec les peuples autochtones au Canada 
  • Qualités personnelles d'intégrité, de diligence et de dévouement à la mission de PAQ 
  • Être très organisé : Capable d'effectuer plusieurs tâches à la fois, d'établir des priorités, de travailler sous pression, et de respecter les délais 
  • Technophile 
  • Attitude énergique et dynamique, motivation personnelle et capacité à être flexible 


Expérience, compétences, qualifications 

  • Minimum d'un an d'expérience dans un rôle administratif ou de coordination de bureau 
  • Expérience et compétences avérées dans au moins 3 des 7 domaines suivants : 
    • Préparer la correspondance et prendre des notes de réunion 
    • Processus et procédures de bureau 
    • Administration des RH 
    • Administration des systèmes informatiques 
    • Travail avec un conseil administratif dans un organisme sans but lucratif 
    • Administration des systèmes téléphoniques 
    • Gestion de petite caisse 

• Solides compétences en manipulation informatique dans la suite « MS Office » (SharePoint, Word, Excel, PPT, etc.) et les outils Google (Google Docs, Sheets, etc.) 

• Solides compétences en rédaction et en révision en langue française 

• Capacité de parler et de bien comprendre l’anglais 


Qualifications académiques 

DÉC en administration, ou dans un domaine connexe ou expérience équivalente 


Autre 

• Disponibilité à travailler les soirs de semaine deux ou trois fois par mois 


Contrat:  Temps-plein, permanent - 35 heures/semaine de 9h00 à 16h00 


Lieu de travail: Centre-ville de Montréal aux bureaux administratifs de PAQ; jusqu'à 20% en télétravail est possible (un jour par semaine) 


Salaire et avantages sociaux: 25,00$ par heure, Inscription au plan d'assurances collectives du personnel, 3 semaines de vacances par année, 10 jours personnels ou de maladie 

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  • Location
    Montreal, Quebec
  • Employment Type
    Full-Time
  • Compensation
    25$/heure